Handelsbetingelser – Grant Manager ApS

  1. Aftalens parter
    1. Aftalen er indgået mellem : Grant Manager ApS Aabenraavej 59 8600 Silkeborg Mail: admin@grantmanager.io Telefon: +45 30 499 655 CVR-nr. 40 71 64 08  herefter benævnt ”Leverandøren” og Kunden (herefter benævnt ”Kunden” ) tilsammen benævnt ”parterne” Med mindre andet er aftalt skriftligt mellem parterne, er disse betingelser gældende så snart Kunden er oprettet i Grant Manager. Disse betingelser er gældende pr. d. 02.11.2020. er d.d. indgået følgende kundeaftale om Kundens ikke-eksklusive brugsret til platformssystemet ”GRANT MANAGER” (herefter benævnt Grant Manager). Denne kundeaftale består af disse vilkår inklusiv de i kundeaftalen nævnte bilag. 
  2. Om Grant Manager-platformen
    1. Grant Manager-platformen er et online-baseret system til fundraisere, projektudviklere m.fl. Systemet kan anvendes til samling, systematisering og håndtering af data inden for fundraising området (ekstern finansiering) og medvirker derved til at understøtte og organisere Kundens indsats vedrørende dette felt – til gavn for Kundens effektivitet og overblik.
    2. Grant Manager-platformen kan til eksempel bruges til at samle alle Kundens fundraising aktiviteter på én platform med henblik på at skabe det nødvendige overblik over området i Kundens organisation. Systemet kan til eksempel også anvendes til at vise vigtige nøgletal samt analysere og sammenligne performance på tværs af afdelinger i tilpassede rapporter.
    3. Platformen tilbydes i forskellige versioner, er abonnementsbaseret og bygger på en internet-baseret brugerflade. Systemet, såvel som data, der uploades til systemet, hostes af Leverandøren, via Leverandørens eksterne hosting-leverandør (der, på tidspunktet for indgåelsen af nærværende aftale, er baseret/placeret i Danmark) underlagt diverse sikkerhedskrav som beskrevet under vores Privatlivs- og Cookie-politik.
    4. Kunden kan til enhver tid ved at rette skriftlig henvendelse til Leverandøren ændre den tilkøbte version af platformen. En opgradering til en højere version vil træde i kraft senest 30 dage efter Kundens anmodningen eller på et med Kunden aftalt tidspunkt. En nedgradering til en lavere version vil tidligst træde i kraft ved udgangen af den igangværende abonnementsperiode. De til enhver tid gældende priser og vilkår gælder, med mindre andet er aftalt skriftligt med Leverandøren.
  3. Definitioner
    1. ”Administrator” betyder enhver person, som Kunden har valgt til på Kundens vegne til at administrere, kontrollere og oprette brugere af platformen. En Administrator er med andre ord en Bruger med udvidede (administrator)rettigheder, som også yder intern support.
    2. ”Bruger” betyder enhver person, som Kunden har givet adgang og tilladelse til at bruge og arbejde med platformen.
    3. ”Brugsdata” betyder data om brugeren, der genereres ved brug af platformen. Brugdata omfatter data om brugeren samt teknisk information om brugerens enhed så som operativsystem, enhed, browser, IP-adresse og lignende information. Brugsdata omfatter ligeledes information omkring brugen af platformen i form af de aktiviteter, som gennemføres under den pågældende session.
    4. ”Fortrolige oplysninger” er defineret i punkt 14, Fortrolighed.
    5. ”Personoplysninger” betyder enhver information om en identificeret eller identificerbar fysisk person.
    6. Webstedet for ”Grant Manager-platformen” er https://www.grantmanager.io.
  4. Licens/brug af Grant Manager-systemetOmfang og varighed:
    1. Leverandøren giver Kunden en tids- og omfangsbegrænset ret til brug af Grant Manager-platformen som angivet i nærværende vilkår. Kunden må kun anvende platformen til Kundens
    2. Det præciseres således, at Kunden udelukkende har en ikke-eksklusiv licens/brugsret til at anvende platformen, så længe abonnementet er i kraft og betales rettidigt.
    3. Licens/brugsret til Kunden gives på abonnementsbasis, og udløber ved udløb af den gældende abonnementsperiode, hvis abonnementet ikke fornyes jf. punkt 10.3.
    4. Licensen er gældende til det aftalte antal brugere og projekter. Hvor mange brugere og projekter kunden maksimalt kan oprette, afhænger af den valgte licens.
    5. De brugere, som Kunden opretter under Kundens abonnement, skal være tilknyttet Kundens organisation eller virksomhed (samme CVR-nr. / SE-nummer). Derudover må Kunden ikke oprette brugere, uden forudgående skriftlig accept fra Leverandøren. Vilkårene for brugere, der ikke er direkte tilknyttet Kundens organisation eller virksomhed aftales særskilt mellem parterne.
    6. Ændringer af abonnementsvilkår:
    7. Nye versioner og opdateringer af Grant Manager-platformen, der frigives i abonnementsperioden, kan bruges af Kunden i henhold til gældende vilkår herfor på det tidspunkt, hvor den nye version eller opdatering frigives.
    8. Leverandøren er berettiget til løbende i abonnementsperioden at opdatere nærværende vilkår med bindende virkning for kunden fra opdateringstidspunktet. Væsentlige ændringer vil dog først få virkning fra næstkommende 12 måneders abonnementsperiode og vil blive skriftligt varslet overfor kunden med mere end 3 måneders varsel til en abonnementsperiodes udløb jfr. pkt. 10.
    9. Kontrol og rettigheder:
    10. Kunden er forpligtet til at føre tilsyn med sine brugeres adgang til og brug af Grant Manager-platformen, således at det sikres, at platformen anvendes i overensstemmelse med denne aftale og parternes aftalegrundlag i øvrigt.
    11. Leverandøren er berettiget til at føre tilsyn med, at Grant Manager-platformen anvendes af Kunden i overensstemmelse med nærværende vilkår.
    12. Alle immaterielle rettigheder, herunder ideer, titler, software, source koder, algoritmer, viden, form, brugerflade og knowhow vedrørende Grant Manager systemet tilhører Leverandøren. Førnævnte gælder også modifikationer / udviklinger / tilføjelser / udvidelser m.v. til systemet, der er lavet på Kundens initiativ eller i øvrigt udspringer af Kundens ideer.
    13. Kunden må ikke kopiere, dekompilere, udføre reverse engineering, skille ad, forsøge at udvinde kildekoden af, modificere eller lave afledte værker af Grant Manager-platfomen, opdateringer eller dele heraf.
    14. Overdragelse:
    15. Retten til brugslicensen af Grant Manager-platformen kan ikke overdrages til 3. mand af Kunden, og Kunden må ikke på nogen måde udleje, udlåne eller sub-licensere/videresælge Kundens ikke-eksklusive brugsret og de hermed forbundne rettigheder til Grant Manager-platformen til 3. mand.
    16. I tilfælde af at Kunden står over for at skulle overdrage hele eller dele af Kundens virksomhed eller organisation til en anden juridisk enhed / myndighed, og det i den sammenhæng er et nødvendigt led i overdragelsen at samtlige rettigheder og forpligtelser iht. nærværende aftale overdrages til denne anden enhed / myndighed, vil Leverandøren dog acceptere en sådan overdragelse, medmindre Leverandøren har vægtige, relevante og rimelige indvendinger over for overdragelsen.
    17. Tilsvarende er Leverandøren, som led i et salg af hele eller dele af aktiviteterne i Leverandøren (Grant Manager ApS), berettiget til at overdrage samtlige rettigheder og forpligtelser iht. nærværende vilkår til køber, dog under respekt af alle igangværende abonnementer, medmindre Kunden har vægtige, relevante og rimelige indvendinger over for overdragelsen.
  5. Abonnement til Grant Manager-platformen omfatter
    1. Den i pkt. 7.1. anførte abonnementspris inkluderer op til et antal brugere (bilag) oprettet af Kundens administrator på Kundens abonnement, inklusiv Kundens administrator / administratorer.
    2. Den i pkt. 7.1. anførte abonnementspris inkluderer op til et antal projekter (bilag) oprettet af Kundens brugere på Kundens abonnement.
    3. Den i pkt. 7.1. anførte abonnementspris inkluderer op til et antal GB lagerplads (bilag) til af uploadede dokumenter, videoer, filer, mv. i Grant Manager-platformen. Yderligere lagerplads kan tilkøbes separat.
    4. Den i pkt. 7.1. omtalte abonnementspris inkluderer følgende ydelser fra Leverandøren:
      1. Oprettelse af Kundens adgang til platformen.
      2. Oprettelse af Kundens primære og sekundære administrator (typisk en primær og en sekundær bruger med administratorrettigheder som led i abonnementsoprettelsen). Yderligere brugeradgange opretter Kunden selv.
      3. Leverandørens drift og løbende vedligeholdelse af platformen.
      4. Udviklingsarbejde på platformen efter Leverandørens skøn og på Leverandørens eget initiativ, i det omfang Leverandøren vurderer, at ændringer/nye tiltag vedrørende funktioner/funktionalitet og/eller brugerflade, vil gavne en bred kreds af brugere.
      5. Indledende undervisning – ca. 1 dags varighed – af Kundens administrator(er) med henblik på administrator kan levere internt support til egne brugere.
      6. Fjernsupport i brugen af platformen i rimeligt omfang i hele abonnementsperioden. ”Rimeligt omfang” er, i forhold til kundens størrelse på kontraktindgåelses-tidspunktet og den aftalte abonnementspris, defineret til et max. antal mandetimer pr. måned (bilag). En ”mandetime” defineres som en supportmedarbejders arbejde i én time. For yderligere information omkring support, se nedenfor under punkt 9.
  6. Abonnement til Grant Manager-platformen omfatter ikke
    1. Det præciseres at opremsningen af Leverandørens ydelser ovenfor under pkt. 5 omfattet af abonnementet i udgangspunktet er udtømmende. Supplerende ydelser kan tilkøbes. Til eksempel og for at undgå misforståelser bemærkes, at import af data fra Kundens egne systemer til platformen er noget Kunden selv forestår. Ønsker Kunden Leverandørens bistand til import af data, er Leverandøren dog gerne behjælpelig hermed forudsat at der indgås særskilt aftale omkring pris og de nærmere vilkår for importen.
  7. Priser og betalingsbetingelser
    1. Prisen for abonnementet afhænger af den valgte løsning og eventuelle tilkøb (bilag)
    2. Alle priser er, medmindre andet står anført, angivet ex. moms og eventuel andre offentlige udgifter.
    3. Leverandøren er berettiget til med et varsel på minimum 3 måneder at regulere licensprisen for det løbende abonnement hver den 1/1 efter Danmarks Statistiks indeks for lønudviklingen i den private sektor inden for branchen ”kommunikation og information”, dog minimum med 4 % p.a. I så fald er Kunden berettiget til tilsvarende at opsige abonnementet til ophør med virkning pr. prisstigningstidspunktet.
    4. Alle abonnementer faktureres forud for et år ad gangen.
    5. Abonnementsbetalingernes forfaldstid er 30 dage efter datoen for fakturaen.
    6. Ved for sen betaling beregnes morarenter med 1,5 % pr. påbegyndt måned fra forfaldsdato. Ved manglende rettidig betaling er Leverandøren berettiget til uden varsel at indstille alle
    7. Ved forsinket betaling er Leverandøren endvidere, efter et skriftligt varsel til Kunden på minimum 10 hverdage, berettiget til at lukke for Kundens adgang til Grant Manager-platformen.
    8. Eventuelle andre ydelser end selve den årlige abonnementsydelse faktureres bagud, medmindre andet konkret er aftalt i situationen. Ved længerevarende kundespecifikt udviklingsarbejde, forbrug el. lign. forbeholder Leverandøren sig dog at fakturere løbende.
  8. Abonnementets påbegyndelse og implementering
    1. Abonnementet træder i kraft ved, at Leverandøren fremsender et administratorlogin til Kunden.
    2. Det præciseres, at en forudsætning for, at Leverandøren kan fremme implementeringen hos Kunden er, at Kunden aktivt medvirker til implementeringen, herunder f.eks. fremsender det materiale/de data som Leverandøren beder Kunden om.
    3. Implementeringen af abonnementet vil typisk bestå i, at Leverandøren efter abonnements-opstart giver Kundens administrator(er) grundlæggende undervisning i Grant Manager-platformens funktioner. Efter Kundens ønske kan arbejdet herunder bestå i, at Leverandøren afholder en workshop hos Kunden.
    4. Af hensyn til at sikre en effektiv implementering og et effektivt samarbejde i øvrigt, skal Kunden over for Leverandøren udpege, og til enhver tid have, en primær administrator hos Kunden vedr. Grant Manager-platformen, således at kommunikation mellem Leverandøren og Kunden kan foregå gennem den pågældende. Administrator er legitimeret til at indgå aftaler
    5. Kunden skal endvidere tilstræbe at have udpeget en ”sekundær” kontaktperson/administrator, således at Leverandøren, i tilfælde af ikke at kunne komme i kontakt med den primære, kan rette henvendelse til den sekundære. Den sekundære kontaktperson/administrator er legitimeret til at indgå aftaler med Leverandøren, på samme vis som den primære.
  9. Support, vedligeholdelse/drift og evt. udviklingSupport:
    1. Efter at Grant Manager-platformen er implementeret hos kunden, stiller Leverandøren brugersupport til rådighed for Kunden i rimeligt omfang i abonnementsperioden. – Se ovenfor under pkt. 5.2. nr. 6 for definitionen på ”rimeligt omfang”.
    2. Supporthenvendelser skal ske til info@grantmanager.io eller via Leverandørens hovednummer +45 30 499 655). Supporthenvendelser skal ske gennem Kundens primære/sekundære administrator (se pkt. 8.4 og 8.5).
    3. Drift:
    4. Leverandøren drifter, hoster og sørger for løbende vedligeholdelse af platformen. Leverandøren garanterer ikke for platformens oppetider, men tilstræber dog en oppetid på 99,5 % indenfor normal arbejdstid pr. kvartal, fraregnet forud varslet vedligehold og evt. forud aftalt udviklingsarbejde og opdateringer samt nedbrud på internettet.
    5. Kunden er forpligtet til at give Leverandøren meddelelse, såfremt Kunden finder en fejl ved platformen, således at Leverandøren kan rette fejlen. Meddelelse herom skal ske til info@grantmanager.io med detaljeret procesbeskrivelse og dokumentation i form af skærmprint.
    6. Udvikling:
    7. Leverandøren er ikke forpligtet til at foretage udviklingsarbejde, men udelukkende til at sikre drift og vedligeholdelse/opretholdelse af platformen, som den er på aftaleindgåelsestidspunktet. Såfremt Leverandøren foretager udvikling, forbedringer og lignende på platformen, tilhører resultatet Leverandøren, uanset om dette måtte udspringe af en ide fra Kunden.
    8. Leverandøren forbeholder sig retten til at opdatere og ændre på platformen i forlængelse af det gennemførte udviklingsarbejde. I forbindelse med en opdatering kan det være nødvendigt at lukke for login til platformen i en kort periode, mens opdateringen gennemføres. Leverandøren tilstræber højest mulig driftsstabilitet for platformen, men garanterer ikke for denne.
  10. Varighed og ophør:Abonnementsperiode:
    1. Abonnementets ikrafttrædelsestidspunkt fremgår af pkt. 8.1.
    2. Abonnementet indgås af Kunden for en fast periode på 12 måneder.
    3. Abonnementet er for Kunden uopsigeligt i en igangværende 12 måneders aftaleperiode. Abonnementet fornyes automatisk for en ny identisk 12 måneders periode, med mindre Leverandøren har modtaget en gyldig skriftlig opsigelse fra Kunden senest 3 måneder før udløb af en igangværende abonnementsperiode. Abonnementet kan af Leverandøren opsiges med et skriftligt varsel på 3 måneder.
    4. Eksempel: En 12 måneders abonnementsperiode udløber ved udgangen af den 12. marts i 2022. For at Kunden skal undgå binding i en yderligere 12 måneders periode (perioden fra og med den 13. marts 2022 til og med den 12. marts 2023), skal Kundens opsigelse være kommet frem til Leverandøren senest den 12. december 2021. Flytning eller sletning af Kundens data:
    5. Kunden er forpligtet til i umiddelbar forlængelse af en opsigelse at kontakte Leverandøren med henblik på aftale om, hvad der skal ske med kundens egne data indtastet på platformen. Skal data ikke blot slettes, er Kunden berettiget til at få udleveret Kundens data (uden beregning) i gængs maskinlæsbart format (typisk .CSV format). Assistance derudover i forbindelse med abonnements-ophør sker kun efter særskilt aftale om vilkår og honorering.
    6. Tre måneder efter abonnementet er ophørt, uanset årsag, er Leverandøren berettiget til uden varsel at slette Kundens data lagret på platformen. Det er således vigtigt, at Kunden kontakter Leverandøren i forbindelse med en opsigelse af abonnementet med besked om, hvad der skal ske med data jfr. pkt. 10.4, således at data ikke går tabt.
    7. Kunden skal ved brug af platformen sikre at al gældende lovgivning overholdes. Det bemærkes bl.a. at det er Kundens ansvar at sikre, at gældende persondatalovgivning overholdes, herunder skal Kunden f.eks. sikre, at den persondataretlige oplysningspligt overholdes over for personer, hvis data Kunden lader indtaste i systemet.
  11. De af Kunden på platformen indtastede data:
    1. Det er muligt for Kunden selv og til enhver tid, som et led i abonnementet, at få udleveret de via Kundens abonnement indtastede data i gængs maskinlæsbart formet (typisk .CSV format).
    2. Kunden er i enhver henseende selv ansvarlig for rigtigheden/validiteten etc. af de data, Kunden indtaster / lader indtaste eller på anden vis får indregistreret på platformen. Det af Leverandøren leverede system udgør alene platformen, hvorpå data indtastes.
  12. Misligholdelse:
    1. Parterne skal grundlæggende søge enhver uoverensstemmelse mellem parterne løst via gensidig dialog og forhandling.
    2. Begge parter er i øvrigt berettiget til at gøre misligholdelsesbeføjelser gældende efter dansk rets almindelige regler.
    3. Såfremt en af parterne væsentligt misligholder aftalen er den ikke-misligholdende part berettiget til at hæve aftalen. Ophævelse forudsætter dog som altovervejende hovedregel, et forudgående rimeligt varsel.
    4. Ophæves aftalen er Kunden berettiget til at få udleveret data indtastet i systemet i gængs maskinlæsbart format (typisk .CSV format). Leverandøren er dog berettiget til at udøve tilbageholdsret i data, så længe Leverandøren har et krav mod Kunden. Leverandøren er under alle omstændigheder berettiget til at slette data 3 måneder efter aftalens ophør.
    5. Ansvarsbegrænsning:
    6. Parterne er, i tilfælde af misligholdelse, berettiget til at afkræve den misligholdende part erstatning i det omfang betingelserne herfor efter dansk rets almindelige regler i øvrigt er opfyldt med nedenstående udtrykkeligt anførte begrænsninger.
    7. Leverandørens erstatningsansvar er beløbsmæssigt begrænset til ikke at kunne overstige et års abonnementsbetaling. Ved abonnementer der har løbet i flere år, regnes med seneste års abonnementsbetaling.
    8. Leverandøren er under alle omstændigheder ikke ansvarlig for driftstab, følgeskader, avancetab og lignende indirekte tab.
  13. Force majeure
    1. Forhindres Leverandøren i at opfylde sine forpligtelser i henhold til parternes aftale på grund af force majeure, suspenderes Leverandørens forpligtelser indtil det tidspunkt, hvor forhindringens ophør igen gør Leverandøren i stand til at opfylde sine forpligtelser.
    2. Leverandøren er ikke ansvarlig for tab, der skyldes force majeure.
  14. Fortrolighed:
    1. Fortrolige oplysninger er ikke-offentlige oplysninger, der er betegnet ”fortrolige” eller som en person med rimelighed bør opfatte som værende fortrolige, herunder men ikke begrænset til Kundedata og vilkårene i denne aftale.
    2. Kunden skal behandle Leverandørens kursusmateriale, dokumentation mv. fortroligt. Det må ikke kopieres i videre omfang end nødvendigt for sikkerhedskopiering og må ikke udleveres til 3. mand eller på anden måde gøres offentligt kendt. Kursusmateriale må alene anvendes af de kursister, der deltager hos Leverandøren i det pågældende kursus.
    3. Der gælder en gensidig tavshedspligt vedrørende ethvert forhold omkring nærværende aftale, herunder de aftalte priser.
    4. Leverandøren må dog medtage Kunden på sin referenceliste samt bruge relevante oplysninger på Kunden i en Case Study på Leverandørens hjemmeside, men må derudover ikke bruge Kundens navn i markedsføringsøjemed, medmindre dette forudgående aftales med Kunden.
    5. Fortroligheden gælder uden tidsbegrænsning tillige efter ophøret af aftalen mellem Kunden og Leverandøren.
  15. Fortolkning og øvrige vilkår
    1. Opstår der uoverensstemmelser mellem vilkårene i dette dokument og øvrige aftalers og bilags vilkår og indhold, skal vilkårene i nærværende dokument have forrang.
  16. Lovvalg og værneting:
    1. Nærværende aftale reguleres af dansk ret.
    2. Ethvert krav og enhver tvist, der udspringer eller på anden måde er forbundet med nærværende aftale, skal søges løst af parterne gennem forhandling. Såfremt parterne ikke kan nå til enighed, skal tvisten afgøres ved første instans af Retten i Viborg.
  17. Øvrige vilkår og betingelser
    1. Leverandøren behandler alle oplysninger om Kunden fortroligt.
    2. Som del af disse betingelser accepterer Kunden samtidig Leverandørens Privatlivs- og Cookie-politik.