“Vi har fokus på at styrke ansøgningsflows og blive bedre til pre-award arbejdet – og det vil vi med Grant Manager.”

Martin Ullerup

Chefkonsulent, Københavns Professionshøjskole (KP)

Virksomhedsform:

Forskning og uddannelse

Antal ansatte:

2.000

Omsætning

1.564.900.000 kr. (2019)

EFFEKTIVISERING

På KP skal Grant Manager bidrage med at effektivisere arbejdet med projekter og ansøgninger – det vil sige pre-award arbejdet.

DIGITALISERING

På KP giver Grant Manager mulighed for at digitalisere det større arbejde med at opbygge statistik og databaser for nøgletal.

OVERBLIK

På KP giver Grant Manager både et mere systematisk overblik over fondsarbejdet og et generelt tværgående overblik – live og løbende.

VIDENSDELING

På KP kan Grant Manager løfte vidensniveauet på tværs i organisationen, da alle har adgang til de samme data og informationer.

Strategisk fundraising indsats på alle niveauer

Københavns Professionshøjskole (KP) er en af de største uddannelsesinstitutioner i hovedstaden med over 20.000 studerende og 2000 ansatte. KP uddanner fundamentet i det danske velfærdssamfund, herunder folkeskolelærere, pædagoger, sygeplejersker, fysioterapeuter, socialrådgivere m.fl.

I Stab for Forskning og Udvikling ligger bl.a. ansvaret for at understøtte udviklingsinitiativer, store signaturprojekter, strategiske satsninger og forskningsprojekter på tværs samt hjælpe KP med at finde ekstern finansiering til disse initiativer.

KP påbegyndte i 2020 et case-samarbejde med Grant Manager med det formål at udvikle en skræddersyet udgave til bl.a. danske professionshøjskoler. KP har valgt at investere i Grant Manager, da skolen ønsker at styrke det strategiske arbejde med projektporteføljer og ansøgninger på alle niveauer – fra docenten, over forskere og op til direktionen. Der skal bl.a. være endnu bedre styr på pre-award-arbejdet, det vil sige det arbejde, som leder frem til en forhåbentlig bevilling.

En del af et større data- og dokumentationsarbejde

Investeringen i Grant Manager er en del af et større arbejde med at opbygge databaser for nøgletal på KP. Her bliver Grant Manager et vigtigt værktøj i forhold til bl.a. ansøgninger og bevillinger, som KP i forvejen genererer statistik og nøgletal på. Den store forskel er dog, at dette arbejde i dag foregår manuelt. Med Grant Manager bliver det muligt i større grad at digitalisere og automatisere en større del af data- og dokumentationsarbejdet. Grant Manager føder ind i et bredere arbejde på KP, hvor man også arbejder med nøgletal på andre systemer og andre parametre end ekstern finansiering.

Hos KP er der store forventninger til, at der kommer mange gevinster i brugen af Grant Manager. Herunder at systemet kan bidrage med at tydeliggøre, hvor KP performer godt, og hvad KP kan blive bedre til. Der er stort fokus på at professionalisere arbejdet med projekter, ansøgninger og ekstern finansiering og sørge for transparens og samarbejde omkring dette på tværs af organisationen.

Systematisk relationsarbejde

Et af de moduler i Grant Manager, som er udviklet i samarbejde med KP, er et relationsmodul, der kan give mere systematik i forhold til især de private fonde. Modulet  giver mulighed for at tilknytte vigtige oplysninger til fonde og puljer på individniveau (ansatte, direktion og bestyrelse). Der er både mulighed for at oprette egne relationer eller automatisk overføre personer på direktions- eller bestyrelsesniveau via en API dataudveksling til fondsdatabasen Fonde.dk.

For KP betyder det, at der kan oprettes et utal af interaktioner – fra interne noter til offentlige mødereferater – på den enkelte fondsansatte. Herved er det nemt at få overblik over, hvem der ift. en given fond har haft interaktion med hvem, hvornår og om hvad. Det er værdifuld viden ift. nye projekter og henvendelser til fonden.

Grant Manager har også udarbejdet et partnermodul, hvor formålet er det samme: at skabe overblik over alle samarbejdspartnere i projekter på KP.

Vidensdeling og tværgående overblik

Ovennævnte relationsmodul er et glimrende eksempel på, hvordan KP kan vidensdele på tværs af hele organisationen. I case-samarbejdet har det været en vigtig forudsætning, at der skal være rig mulighed for vidensdeling i Grant Manager. I princippet kan der videndeles i alle tilgængelige moduler på Grant Manager – kun afgrænset af det brugerniveau man oprettes på.

Grant Manager registrerer de vigtigste handlinger, man foretager i systemet, og andre brugere vil altid kunne se, hvilke personer der er tilknyttet de forskellige projekter og ansøgninger. Det er derfor nemt at identificere og række ud til en anden intern kollega, som måske lige præcis har den vigtige viden og sparring, som man har brug for i eget projekt eller ansøgning.

I ’Stab for Forskning og Udvikling’ forventer man, at Grant Manager kan gå ind og løfte det samlede vidensniveau, idet alle kan have adgang til de samme data – afhængig af brugerniveauet. For staben betyder det således et forbedret tværgående overblik over projekter og ansøgninger og et bedre udgangspunkt for projektrådgivning og ikke mindst den løbende rapportering til ledelse og direktion.

Læs flere cases

Kom i gang med Grant Manager

Sig farvel til de løsrevne Excel-ark og den personbårede viden – og frigiv ressourcer til endnu mere fundraising. 

Kontakt os i dag for mere information eller book en demo!